【初心者向け】Zendeskのマクロ機能でサポート対応の効率化をしよう

今回はZendeskのマクロ機能についてご紹介します。トライアル開始はこちらからどうぞ！

マクロとは？

マクロとは「メールテンプレート」と「チケットの各種設定」を瞬時に同時実行する、便利な機能です。
よくある問い合わせに対する回答や、チケットのタグやステータスに定型がある場合、マクロを活用することをお勧めします。

マクロを作ってみよう

マクロを追加

マクロ作成の手順をご紹介します。
Zendesk Support管理画面左側のメニューバーより、「管理（歯車アイコン）」→「マクロ」をクリックしてください。
現在設定されているマクロの一覧が表示されます。「マクロを追加」をクリックしてください。

ユーザーを設定

編集画面に移ったら、「マクロ名」と、管理する際に分かりやすくするための「説明」を入力し、本マクロを使用するユーザーの範囲を「ターゲットユーザー」にて選択してください。

アクションを追加

次に「アクションを追加」をクリックすると、ドロップダウンで項目が表示されます。様々な項目がありますが、定型文の設定をしたい場合は「コメント/説明」をクリックします。

定型文を設定したら、繰り返し「アクションを追加」をクリックし、他の設定項目を追加します。今回はコメントモードを追加して、パブリック返信になるよう設定します。

完成

コメントモードをパブリックで設定したら、最後に右下の「作成」をクリックしてマクロの作成は完了です。

作成したマクロを使ってみよう

マクロが作成できたら、早速チケットで返信に使ってみましょう。
チケット画面を開き、画面右下の「マクロを適用」をクリックしてください。

マクロの一覧が表示され、カーソルを合わせると、説明が表示されます。先ほど作成したマクロをクリックしてください。

なお、マクロ右側の目のアイコンをクリックすると、反映前にマクロの内容を確認することが可能です。

「マクロを適用」をクリックすると、チケットに選択したマクロが反映されます。あとは、右下の送信ボタンからステータスを選択し、送信完了です。

お役立ち情報

Zendesk Support｜マクロのアクション設定条件

Zendesk Support｜返信内容の一部に各種情報を自動反映させたい

Zendesk Support｜増えてしまったマクロを、わかりやすく整頓するコツ

Zendesk Support｜氏名やチケットの件名など、自動で情報を埋め込んだマクロを作る

まとめ

今回はZendeskのマクロ機能についてご紹介しました。ご質問や気になる点がございましたら、右下チャット窓口またはお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。