Zendeskは、顧客サポートの効率化を支援する強力なツールです。特に、メールサポートの開始は簡単で、企業にとって重要なサポートチャネルの1つとなります。本記事では、Zendeskを使用してメールサポートを開始するために必要な設定方法を、初心者向けにわかりやすく解説します。

 

Zendeskでメールサポートを開始するための準備

メールサポートを開始するには、まずZendeskに自社ドメインのメールアドレスを設定し、既に使用しているメールシステム（Gmail、Outlookなど）をZendeskと連携させる必要があります。これにより、Zendeskを通じてユーザーとのメールのやり取りを一元化でき、スムーズなサポートが実現します。

1. Zendeskアカウントの作成と基本設定

まず、Zendeskにサインインし、アカウントを作成します。アカウント作成後、管理者画面にアクセスし、基本的な設定を行います。メールサポートを提供するために、サポート用のメールアドレスを設定します。このメールアドレスは、Zendeskに届いた顧客からの問い合わせに返信する際に使用されます。

2. 自社ドメインのメールアドレスをZendeskに設定する

次に、自社ドメインのメールアドレスをZendeskに追加します。手順は次の通りです：

  1. Zendeskの管理センターを開き、[チャネル] → [メールアドレス] → 「外部アドレスに接続」を選択します。
  2. 連携したいメールアドレス（例：support@yourdomain.com）を入力します。
  3. G Suiteを利用している場合は、「Googleでサインイン」を選択することで、簡単に連携が可能です。

メーラー（Gmail、Outlook）との連携方法

1. Gmailでのメール転送設定

  1. Gmailにログインし、設定アイコンをクリック。
  2. 「転送とPOP/IMAP」を選択し、「転送先アドレスを追加」をクリック。
  3. Zendeskのサポートメールアドレス（例：support@youraccount.zendesk.com）を入力し、「転送を有効にする」を選択。
  4. 設定を保存して完了。

2. Outlookでのメール転送設定

  1. Outlookにログインし、設定メニューを開く。
  2. 「メール」→「転送」を選択し、Zendeskのサポート用メールアドレスを追加。
  3. 転送設定を保存して完了。

よくある問題とその解決方法

Zendeskとの連携中に遭遇する可能性のある問題とその解決方法について説明します。

1. メール転送がうまくいかない場合

メール転送がうまくいかない場合は、以下を確認してください：

  • メール転送設定が正しく行われているか。
  • 受信したメールが正しいZendeskサポートアドレスに転送されているか。
  • 転送設定に誤りがないか。

2. メールが迷惑メールとして扱われる場合

Zendeskから送信されるメールが迷惑メールに分類される場合、SPF（Sender Policy Framework）設定を確認してください。SPF設定が正しく行われていないと、メールが迷惑メールとして扱われることがあります。自社のドメインの管理者に相談し、DNS設定でSPFレコードを正しく設定してください。

詳しい設定方法

画像付きで こちらの記事で紹介しています。ぜひ ご覧ください。

まとめ

本記事では、Zendeskでメールサポートを開始するために必要な手順を解説しました。自社ドメインのメールアドレスをZendeskに設定し、メール転送を行うことで、Zendeskを通じたスムーズなサポート体制が構築できます。また、セキュリティ設定や自動化機能を活用することで、効率的で安全なサポート業務を実現できます。

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